La Maison de l’Ingénieur et de l’Architecte propose chaque année environ 450 logements aux étudiants de l’INSA Strasbourg.
Son site internet constitue à la fois le premier point de contact avec les candidats et un outil central dans la gestion quotidienne des résidences.
De la demande de logement à l’état des lieux d’entrée et de sortie, 2exVia accompagne la MIA Strasbourg dans la digitalisation de l’ensemble de son parcours locataire.
Un écosystème numérique connecté, conçu pour simplifier les démarches des étudiants tout en facilitant le suivi administratif des équipes de la MIA.
Défis du projet
Le projet ne consistait donc pas seulement à moderniser l’image du site. Il fallait faire évoluer l’ensemble du parcours numérique afin de répondre à plusieurs enjeux :
- Faciliter les démarches des étudiants, principalement réalisées sur smartphone ;
- Dématérialiser des processus encore chronophages ou gérés sur papier ;
- Centraliser les informations utiles aux équipes administratives ;
- Connecter le site, les candidatures, les documents et les états des lieux ;
- Faire évoluer les outils existants sans interrompre l’activité des résidences.
Notre approche
Nous avons imaginé une transformation progressive, construite autour des usages réels des étudiants et des équipes de la MIA.
La première étape a porté sur la refonte du site et de son identité graphique. Elle a été suivie par la création d’une application dédiée aux états des lieux, puis par le développement d’un espace locataire permettant de dématérialiser l’ensemble des démarches précédant l’entrée dans le logement.
- Une identité graphique modernisée
La refonte du site a été l’occasion de créer une identité propre tout en conservant une filiation visuelle avec l’INSA Strasbourg et l’association Arts & Industries.
Le nouveau logotype repose sur une construction géométrique précise, à la fois contemporaine et institutionnelle.
Pensé en priorité pour une consultation sur smartphone, le site permet aux étudiants d’accéder rapidement aux informations essentielles, de découvrir les logements et de déposer leur candidature en ligne.
L’interface prolonge cette identité avec un design clair, une navigation simplifiée et une place importante accordée aux photographies des deux résidences.
2. Digitaliser les états des lieux
Dans l'optique de dématérialiser ce processus chronophage et géré sur papier, la MIA nous a confié la réalisation d'une application pour tablettes afin de pour gérer les entrées et sorties de leurs locataires.
Pour des raisons pratiques, l'application doit pouvoir fonctionner en mode hors connexion et se synchroniser avec les bases de données du site une fois de retour au bureau.
Les fonctionnalités clés
- Récupération des infos du locataire depuis la base de données du site
- Réalisation des états des lieux d’entrée et de sortie
- Renseignement et suivi des travaux et réparations
- Calcul des retenues sur la caution
- Signature sur tablette, génération des PDFs et envoi par email
- Enregistrement des données sur l'appareil et synchronisation en différé
Cette application s'intègre désormais avec l'espace locataire : un récap des démarches effectuées est transmis automatiquement aux administrateurs avant chaque rendez-vous.
3. Un espace locataire pour digitaliser l’entrée dans le logement
Après la refonte graphique et la digitalisation des états des lieux, 2exVia a accompagné la MIA dans une nouvelle étape : la dématérialisation complète du parcours d'entrée des candidats, de l'acceptation de la proposition de logement jusqu'au rendez-vous d'état des lieux.L'objectif : raccourcir la durée du rendez-vous administratif et augmenter le taux de prélèvements SEPA en place, tout en offrant aux étudiants un parcours simple et autonome.
Un espace personnel, accessible depuis le site
Chaque candidat dispose désormais d'un espace sécurisé, accessible depuis le bandeau du site et depuis les emails de suivi de candidature. Il y retrouve en un coup d'œil l'état de sa demande, sa proposition de logement, ses démarches à effectuer et ses documents.
Un parcours guidé et sans friction
Le système verrouille intelligemment certaines étapes : le rendez-vous d'état des lieux ne devient cliquable qu'une fois les démarches obligatoires complétées, avec une possibilité de déblocage manuel en back-office pour les cas particuliers.
Des démarches pilotées de bout en bout
Nous avons construit une architecture de bases dédiées permettant de générer, suivre et faire évoluer les démarches associées à chaque candidature :
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Signatures électroniques : mandat SEPA, contrat de location de meubles, règlement intérieur, générés automatiquement avec les données du candidat et envoyés en signature via Yousign
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Paiements en ligne : premier loyer, caution, frais d'admission, redirigés vers le TPE correspondant à la résidence
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Prise de rendez-vous : calendrier intégré pour planifier l'état des lieux d'entrée
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Documents à fournir : pièces justificatives chargées directement depuis l'espace locataire
4. Un pilotage centralisé avec MasterEdit
La modernisation du site s’est accompagnée de la migration du back-office de MasterEdit 5 vers MasterEdit 7. Les équipes de la MIA disposent désormais d’une interface de gestion plus rapide, plus stable et accessible depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Ils ont une vision claire de l'avancement de chaque locataire, directement depuis la fiche candidature : démarches faites, à faire, indicateurs visuels sur le listing.
Un espace SharePoint partagé avec leur partenaire Foncia centralise désormais l'ensemble des documents, sans échanges d'emails.
Grâce à cette architecture connectée, la MIA pilote désormais le parcours locataire depuis un environnement unique, tandis que les étudiants avancent de manière autonome dans leurs démarches.
